Cursito Contable 2.-

Asientos Contables.-

Asiento es la anotación mediante la cual descomponemos en el diario cualquier operación mercantil en sus elementos de cargos y abonos, mencionándose las cuentas que se afectan. Ocupa cuando menos cuatro líneas del Diario, correspondientes a: el número del asiento, la cuenta deudora, la cuenta acreedora y la explicación o concepto de la operación.

ASIENTO SIMPLE

El asiento de Diario se denomina simple, porque consta sólo de dos cuentas (un solo deudor, un solo acreedor), pero cuando comprende tres o más cuentas se le llama asiento compuesto.

Un asiento de Diario suele ser de la cuenta deudora o acreedora.

1) El titulo de la cuenta deudora se escribe junto a la columna de las fechas. El titulo de la cuenta acreedora se escribe unos dos centímetros más hacia la derecha.

2) La explicación o concepto se inicia en el espacio comprendido las primeras letras de cada una de las cuentas. Estas colocaciones obedecen al propósito de que destaquen los elementos de cargo, de abono y la explicación del asiento. El uso de la preposición “a” antes de la cuenta de abono es opcional. Toda explicación de un asiento debe contener los motivos para individualizar y distinguir aquella operación de las demás. No existe un límite para su extensión, no obstante conviene la máxima concisión compatible con la claridad.

3) Las cifras se anotan en las columnas de importes monetarios en las mismas líneas en que se escriben las cuentas a que se refieran.

4) Los nombres que se usen en los asientos de diario para designar las cuentas de cargo y abono deben corresponder exactamente con el titulo que para dichas cuentas aparezca en el mayor.

5) Debe dejarse entre cada uno de los asientos una línea de por medio en la que se escribirá el numero que le corresponde a cada asiento.

6) Los asientos en ningún caso deberán partirse, y se notara que las líneas de que se dispone no dan cabida a uno nuevo, se inutilizaran a fin de registrar el asiento completo en la página siguiente.

7) Todo asiento de diario requiere su correspondiente comprobante. Esto quiere decir que no se debe contabilizar ninguna partida sin que preceda el comprobante que la justifique plenamente. Cualquier procedimiento contrario a este principio anula el valor del asiento.

ASIENTOS COMPUESTOS

Este asiento puede ser de tres tipos:

1. Un solo deudor y varios acreedores.

2. Varios deudores y un solo acreedor.

3. Varios deudores y varios acreedores.

FUNCIÓN E IMPORTANCIA DE LOS LIBROS

De los libros antes señalados por las leyes como obligatorios, desde el punto de vista técnico, los principales en toda contabilidad como ya se dijo son: el diario y el mayor, los cuales se consideran como efectivamente contables; no obstante, a continuación explicamos la función de cada uno de ellos.

Libro Diario.-

Es el libro en el cual se registran todas las operaciones mercantiles conforme se vayan sucediendo, esto es, en orden cronológico, con indicación de las cuentas deudoras y acreedoras, y de sus respectivos importes.

Por ser el libro en que primeramente se anotan las operaciones también se le da el nombre de libro de primera entrada. El registro de las operaciones en el diario debe hacerse en tal forma que éstas presenten un estado claro de los hechos y faciliten los pases a las cunetas del mayor.

Dos son las formas más conocidas de Diario: el de dos columnas, el cual en nuestro medio se llama común y corriente y que internacionalmente se le conoce como diario continental y el de columnas múltiples, diario tabular, columnar, o diario americano, como también se le designa.

Si bien en la parte final del curso de contabilidad general (practicas de contabilidad) se conocerán en forma amplia las características y funciones del diario columnar, durante el desarrollo de su parte teórico- práctica solo se utilizarán el Diario común corriente.

Básicamente el diario debe disponer de espacios para anotar los datos de una operación mercantil cualquiera, de ellos son:

a) Fecha.

b) Cuentas afectadas, deudoras y acreedoras.

c) Referencias del folio del mayor.

d) Importes monetarios, debe y haber.

e) Concepto.


FECHA

CUENTA Y EXPLICACIÓN

REF.

DEBE

HABER


En relación con esta forma común de diario deben observarse las siguientes reglas a los fines de su correcta manipulación:

1) Sus páginas deben numerarse correlativamente para facilitar una referencia del folio en que se ha contabilizado una operación determinada al hacer los pases al libro mayor.

2) En la columna de fechas se procede así:

§ Se anota el año a la cabeza de la columna respectiva, no siendo necesario repetirlo en el mismo folio, a menos que cambie el año.

§ El mes se escribe en la línea inmediatamente debajo, tampoco se vuelve a anotar hasta el folio siguiente a no ser que principie otro mes.

§ El día se escribe en la misma línea del mes. Si en el mismo se suceden varias operaciones, la cifra del día debe repetirse.

3) Entre cada operación se deja una línea en la que se anota en forma consecutiva el numero correspondiente a cada asiento.

4) Debe tenerse especial cuidado en dejar disponible la última línea de la página en la cual se está operando a fin de arrastrar los totales parciales de los importes monetarios de las columnas y, como una consecuencia de ello, la primera línea de la siguiente página con el mismo objeto. El hecho de que la suma de los importes monetarios de las columnas: Debe y Haber, sean iguales puede considerarse como prueba de que se ha observado correctamente el principio de la igualdad matemática de los cargos y abonos.

5) En el caso de que determinadas líneas del diario queden en blanco, deben inutilizarse mediante una diagonal que atraviese la parte no usada.

Libro Mayor.-

De los tres libros que hemos señalado antes como principal, el libro Mayor se destaca en importancia, pues en cierta forma resulta ser una versión del Balance General de la empresa, es decir, refleja su situación financiera.

En el mayor se llevan, en consecuencia, las diferentes clases de cuentas que forman los grupos de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. En el se dispone de páginas separadas para recoger todas las anotaciones que afecten a cada cuenta, proporcionando así una información clasificada de las anotaciones que en orden cronológica registra el Diario, con la ventaja de poder disponer para su consulta o examen de cifras totales y de recopilación en vez de partidas aisladas, que en verdad es lo que representa el libro Diario. Se le llama también libro de asiento finales, en razón que los cargos y abonos que se formulan en los libros de primera entrada son pasados a él en último lugar.

Aun cuando el mayor es, de acuerdo con lo antes expresado, el registro de la contabilidad por excelencia, presenta desde un punto de vista práctico el inconveniente de contener una información clasificada por cuentas, por lo cual cada operación está siempre registrada, cuando menos en dos cuentas distintas. No hay pues en el Mayor un sitio solo en le cual pueda leerse íntegramente el registro de una operación. Esta deficiencia queda solucionada por el Diario, en el cual, según hemos dicho antes, las operaciones se registran una a una y en el orden en que se suceden.

Pases al Mayor

Todos los asientos del Diario deben pasarse al folio correspondiente de la cuenta del Mayor, en consecuencia, la suma de las dos columnas del Diario debe coincidir con la suma de los movimientos operados en todas las cuentas del Mayor. En el desempeño de este trabajo, es posible y aun frecuente, equivocar la cuenta o la cantidad en cada pase, por lo cual conviene seguir estrictamente las siguientes instrucciones al hacer los pases:

1) Primero se pasan todos los cargos y después todos los abonos. Sin embargo algunos contadores prefieren pasar los cargos y los abonos en el orden en que aparecen en el Diario. El procedimiento a utilizar en todo caso sería opcional.

2) Comiéncese con el primer cargo que aparece en el Diario y localice la cuenta correspondiente en el Mayor.

3) Después de localizada la cuenta procédase a escribir en los espacios correspondiente en el mayor.

§ La fecha del cargo o abono columna de fecha.

§ Una breve indicación de la operación que causa el cargo o abono columna de explicación.

§ El número del folio o pagina del Diario de donde procede el “pase” a fin de facilitar su futura localización columna de referencia.

§ El monto del cargo o abono columna de importes monetarios.

4) Enseguida anótese en la columna de referencia del Diario la página mayor en la cual se ha asentado la partida.

5) Una vez pasados todos los asientos revísese la columna de referencia del Diario para tener la certidumbre de que cada partida ha sido pasada y así asegurarse contra una frecuente causa de errores, pues sino apareciera un número en cada unas de las cuentas cargadas o abonadas es porque esa partida se ha omitido.

6) Si los cargos y los abonos han sido pasados correctamente, se podrá comprobar que el total de dichos cargos y abonos en el diario, es igual al total de cargos y abonos del Mayor.

Relaciones entre el Diario y el Mayor

Con relación al Diario y al Mayor se observará lo siguiente:

1. Cada uno contiene los mismos cargos y abonos porque los que aparecen en el Mayor fueron pasados del Diario.

2. El Diario agrupa los cargos y los abonos por orden de transacciones efectuadas, es decir en forma cronológica.

3. El Mayor agrupa los cargos y los abonos por orden de cuentas, es decir en forma clasificada.

4. El Diario es un libro de primera entrada; el Mayor es un libro de entrada final.

5. Los cargos y los abonos del Diario y del Mayor se relacionan entre si por medio de los números de los folios. Con esta Interferencia de Diario y el Mayor, o referencia cruzada, queda un libro encadenado al otro, formando ambos una unidad de trabajo, lo que facilita la búsqueda posterior de cualquier información.

Formas del Mayor

El rayado de un folio del Mayor, con espacios para la fecha, explicación, referencia e importes monetarios, en algunos casos, para facilidad de información, se acostumbra agregar otra columna de importes monetarios para establecer el saldo en forma permanente.

LIBRO DE INVENTARIO

Se abrirá con el inventario que deberá formar la empresa al tiempo de iniciar sus operaciones con la siguiente información:

1) La relación exacta del dinero, valores, efectos al cobro, bienes muebles, mercancías y efectos de todas clases apreciados en su valor real, los cuales constituyen su activo.

2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviese, las cuales constituyen su pasivo.

Además, anualmente formará la empresa el inventario de todos sus activos y pasivos, los cuales registrará en el mismo libro, con los pormenores expresados anteriormente.

El inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado demostrativo de resultados.

Consideraciones acerca del uso del libro de Inventario

Aunque dicho con otras palabras, lo que antes se ha expresado corresponde a los requisitos exigidos por nuestra legislación mercantil, cuya práctica en la actualidad ha resultado casi imposible cumplir, sobre todo por parte de la gran empresa, donde el registro de la vastedad de sus existencias, tanto bienes destinados a su uso, como de los productos para la venta, supone una complejidad extraordinaria. En cierto aspecto este libro no es más que un sistema de archivo y una repetición del documento básico de la empresa: el Balance General.

A muchos contadores les mortifica esta exigencia del Código de Comercio, pues obliga a detallar todos los pormenores de las cuentas que se reflejan en los libros de contabilidad, lo que representa una labor excesiva y sin resultado práctico alguno.

Características del libro de Inventario

El rayado de un libro de inventario es igual al de una cuenta del libro mayor, con la diferencia de que no necesita encabezamiento especial sino señalar el número del inventario que se registra.