Cursito Contable 1.-

Que es la contabilidad?

staría dada por los siguientes pronunciamientos: la contabilidad es el lenguaje de los negocios y, por consiguiente, en las condiciones actuales es esencial para el éxito de los mismos. Ya no es conveniente emplear los antiguos métodos rutinarios para controlar y dirigir las empresas.

El gerente, administrador o propietario de una industria necesita del conocimiento de los costos, los resultados de las gestiones del gerente de ventas se expresan en las cuentas, el gerente de crédito depende cada vez mas el análisis de los estados financieros de los clientes, y el funcionario o funcionaria bajo cuya responsabilidad deben formularse los presupuestos, tiene los estados de contabilidad como guía principal. La importancia que tiene la contabilidad se reconoce cada vez más y es hoy en día una materia fundamental para el estudio de los problemas mercantiles.

El Instituto Americano de Contadores Públicos (AIPCA) la define como:

“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos una parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.”

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

El objetivo de la contabilidad consiste en dar al propietario o gerente de determinada empresa, la información concerniente a la naturaleza y valor de las cosas que posee el negocio lo que debe a terceros y la participación que tiene el dueño o dueños sobre las cosas poseídas que llamaremos respectivamente: Activo, Pasivo y Capital, además los datos relativos a los efectos que se causen a los tres elementos citados como resultado de las operaciones mercantiles efectos que se pueden traducir en una ganancia o pérdida del negocio. Dicho en otras palabras, a la contabilidad corresponde proporcionar la información requerida sobre:

1. La situación financiera de la empresa en una fecha determinada, a los efectos de conocer su capacidad de atender las operaciones normales del negocio y pagar sus obligaciones. Esta información se provee a través del estado financiero denominado Balance General, en el cual figuran en forma resumida:

a) Las listas o enumeraciones de las diversas cosas de que dispone el negocio: el efectivo en caja, las mercancías, el mobiliario y otras, que denominaremos en adelante activo.

b) Los derechos de terceros sobre el activo de que dispone la empresa, es decir, los acreedores que denominaremos en adelante pasivo.

c) La participación del dueño o dueños en el activo disponible la cual denominaremos en adelante capital.

2. Mostrar los efectos causados al activo, pasivo y capital del negocio como resultado de las operaciones. Esta información se provee a través del estado económico denominado ”Ganancias o perdidas“, o como ahora se le llama Estado de Resultados, el cual tiene por propósito mostrar los ingreso obtenidos y los gastos efectuados durante determinado período y, como su nombre lo indica, está destinado a describir todas las transacciones que produzcan utilidad o pérdida.

Al estado de resultados se le dice que es el puente entre dos balances generales, o el camino que transita la empresa durante el ejercicio económico.

3. Objetivo no menos importante de la contabilidad es el que se refiere al control de las previsiones hechas al iniciarse el negocio. Este control lo realiza la contabilidad vigilando la ejecución del presupuesto, a través del cual la dirección fija las metas para un determinado periodo que generalmente resulta ser un año.

Proceso Contable.-

Como ya se ha dicho, la finalidad básica de la Contabilidad es suministrar información para analizarla e interpretarla. Para registrar y procesar todas las operaciones que se realizan en una empresa, es necesario seguir una serie de pasos íntimamente relacionados unos con otros, los cuales deben guardar una secuencia lógica, esto es lo que vamos a conocer como el proceso contable.

PERÍODOS DEL PROCESO CONTABLE

Las empresas inician sus actividades y la mayoría no pueden determinar cuanto tiempo de existencia va a tener el negocio, esto trae como consecuencia que no se puede esperar que el negocio termine para establecer si han ocurrido beneficios o pérdidas, y el estado en que se encuentra el patrimonio de los propietarios, porque traería como resultado que cuando se llegue a tener la información ya no se puede tomar ninguna decisión, ni aplicar ningún correctivo, ni establecer nuevas políticas, etc.

Período Contable. Es el lapso que escoge una empresa para determinar cuales han sido los beneficios o pérdidas de la misma en ese período, y como consecuencia establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio del negocio. El lapso va a estar en relación directa con la necesidad de información que tenga la empresa (mensual, trimestral, semestral, anual, etc.) y al final del cual va a reflejar la relación de ingresos y egresos en el período y el Balance General que va a establecer la situación del activo, el pasivo y el capital para la fecha en que termina el período o ejercicio.

Período Fiscal. Aunque las empresas tienen libertad para establecer el lapso de duración de su período contable, desde el punto de vista legal, se deja claramente establecido que éste no puede ser mayor de un año. El período civil comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre, esto no quiere decir que en una empresa el período fiscal abarque el mismo lapso, lo que implica es que su ejercicio contable legal puede comenzar en cualquier fecha del año, por ejemplo comenzar su período el 1° de agosto y terminar el 31 de julio del año siguiente.

Los Asientos Contables.-

IMPORTANCIA

Los diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa; sería muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cuánto tenemos en cada activo, cuanto debemos y cuál es el capital del propietario, si no contamos con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. Por ejemplo, si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “Caja”; si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos “Cuentas por Cobrar”; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarán en una cuenta llamada “Mobiliario”, lo que debemos a terceros mediante factura lo incluiremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por Pagar”, etc. Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el concepto a que se refiere.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos:

· Cuentas Reales

· Cuentas Nominales

Cuentas reales

Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente. Además las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero conocido como Balance General. Entre estas cuentas tenemos:

- Cuenta de Activos. Va a estar representada por todos los bienes y derechos que posee la empresa y que sea posible su valoración en términos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General. Estas cuentas se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos diferidos, otros activos y valoración.

· Activo circulante. Esta formado por todas aquellas cuentas que registran los activos mas líquidos; tales como el efectivo y todos aquellos activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año aproximadamente, a partir de la fecha del “Balance general”. Dentro de este rubro de “Activo circulante”, se han de colocar las cuentas mas liquidas primero; o sea, las mas fáciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras.

El Comité de Procedimientos Contables del Instituto Americano de Contadores Públicos Titulares, define los activos circulantes como: “El dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero o consumir, durante el ciclo económico del negocio”. Este mismo organismo aclara que: “los gastos pagados por anticipado no son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino porque de no haberse pagado exigirían en su lugar el consumo de activos circulantes, durante el ejercicio económico” referido.

· El activo fijo o inmovilizado. Esta formado por todos aquellos bienes de la empresa que reúnen las siguientes características:

a. Propiedades de la empresa

b. Son de naturaleza permanente

c. Están destinados para el uso y NO para la venta

d. Tienen, además, un cierto valor considerable.

Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia física especial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables, como la plusvalía, las patentes, Derechos del Autor, concesiones, y otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se deriva de los derechos de uso y de goce que confieren a la empresa. Nunca podrán se aplicados al pago de deudas de la empresa en marcha, aunque ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden su valor, al liquidarse la empresa. Al momento de clasificar los activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de “tangibles” e “intangibles”, se han de colocar primeramente los MAS FIJOS. Así ubicaremos al terreno primero que al edificio, luego mobiliario, hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa, como son los vehículos.

· Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, también llamados cargos, están formados por partidas de GASTOS, de tal condición, que benefician a la empresa por un periodo de más de un ejercicio económico.

Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de manera de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA aun, como un autentico ACTIVO por disfrutarse todavía; tal es el caso de los gastos de organización, mejoras en propiedades ajenas arrendadas, campañas publicitarias y otras. No existe un orden de prioridad particular, en cuanto a la ubicación de las cuentas dentro de este rubro. Tal vez sea mejor colocar las de mayor monto primero.

· Otros activos o activos diversos. Bajo este rubro se colocarán aquellas cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no comunes a las actividades propias de la empresa y que no pueden clasificarse propiamente dentro de los otros grupos.

- Cuenta de Pasivos. Esta representada por todas las deudas y obligaciones de diversas índoles contraídas por la empresa con terceras personas y, además, aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Esta cuenta se subdivide en: pasivo circulante, a largo plazo y créditos diferidos.

· Pasivo circulante. Esta constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo, o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un año, a partir de la fecha del balance general. Normalmente se pagan con activos circulantes. Dentro de este grupo de han de ubicar primero las cuentas de pago mas inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos.

· Pasivo a largo plazo. Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un año, aproximadamente, a partir siempre de la fecha del balance general, tal es el caso de las hipotecas, bonos por pagar y otros. Conviene aclarar que las hipotecas, cuando se aproxima la fecha de su vencimiento, en su último año pasan de pasivo a largo plazo a pasivo circulante. Finalmente no es correcto hablar de pasivo fijo o de pasivo permanente, puesto que en verdad su permanencia es limitada en el tiempo.

· Pasivos diferidos o créditos diferidos. Están constituidos por aquellas cuentas representativas de cobros efectuados anticipadamente por la empresa, por concepto de servicios a prestarse en el futuro; por lo tanto, mientras no se hubiere otorgado la contra presentación del servicios, estos cobros han de registrarse como auténticos PASIVOS, tal es el caso de los intereses, alquileres y otros cobrados por ANTICIPADO.

· Otros pasivos. Estarán formados por aquellas cuentas indicadoras de DEUDAS de la empresa con terceros y que no puedan clasificarse con propiedad de los otros grupos citados. También en este rubro se ubican los pasivos diferidos, para que el balance general no resulte tan recargado.

- Cuenta de Capital. Esta cuenta representa el aporte que el propietario tiene en la empresa para una fecha determinada, es decir, refleja la parte de los activos que correspondan al propietario después de deducir los pasivos.

- Cuentas de Valuación. Son cuentas reales que tienen como finalidad expresar el valor real de determinados activos y en consecuencia, son cuentas que disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.

Cuentas nominales

Tienen como característica principal que son cuentas temporales, duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa luego al finalizar éste, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es en definitiva, la cuenta que va a ser efectuada por los beneficios o pérdidas del negocio. Las Cuentas Nominales se crean en cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, los gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos, por eso se les conoce como cuentas de resultado.

Las Cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son:

- Cuentas nominales de ingresos y,

- Cuentas nominales de egreso.

Las mismas van a conformar un estado financiero que compara los beneficios con las pérdidas para conocer los resultados del ejercicio, lo que conocemos como estado de resultados. Estas cuentas se clasifican en:

- Cuentas nominales de ingresos. Son todas aquellas operaciones que realiza la empresa y que traen como consecuencia aumentos en el capital; por ejemplo: las ventas, los intereses ganados, ingresos por comisiones, ganancias obtenidas en ventas de activos fijos, ingreso por alquileres de locales de propiedad de la empresa, etc.

- Cuentas nominales de egresos. Son erogaciones en la cual incurre la empresa y que trae como consecuencia disminuciones del capital, dentro de los egresos existen dos grandes grupos que son el costo del producto, el costo del artículo a fabricar en el caso de una empresa industrial y el resto de los gastos en que necesariamente tiene que incurrir la empresa para cumplir el proceso de operaciones.

A continuación se presenta en forma esquematizada la clasificación de las cuentas tanto reales como nominales:



CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS



La forma y contenido de la cuenta va a variar de una empresa a otra, y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones; podemos enumerar rápidamente algunos de los métodos para hacer registro de datos dentro de una empresa:

· Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).

· Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo al monto de las transacciones).

· Tarjetas sueltas para las cuentas, donde hay que emplear máquinas de Contabilidad.

· Sistema de tarjetas o cintas para computadores (este sistema lo utilizan las empresas grandes, donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse del procesamiento electrónico de datos, por medio del computador).

Sin embargo, cualquiera que sea el método a utilizar, toda “Cuenta” presenta características comunes y es necesario registrar cada modificación.

De la partida Doble.-

El principio de la partida doble se basa en la ecuación del patrimonio y registra los valores del activo y pasivo, así como las constantes variaciones que se causan en la cuantía del capital, contemplando un sistema con exactitud y precisión matemática puede ser comprobada partiendo del conocimiento que hemos adquirido, según el cual en toda operación mercantil hay un cambio de valores y registro debe expresar esa doble modificación que originan dos conceptos que se equilibren o balancean entre si. Esta idea es lo fundamental y básico en la partida doble. “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor” se suele decir en el lenguaje de la contabilidad.

REGLAS PRÁCTICAS PARA EL CARGO Y EL ABONO

Adelantando un tanto el concepto de cuenta el cual se explicara en detalle en la próxima lección (es el estado que manifiesta los valores que debe una persona o cosa y los que le son debidos), diremos que toda transacción comercial afecta cuando menos dos cuentas: Una de ellas debe cargarse y otra abonarse por la misma cantidad. Cada partida asentada en la columna izquierda de los importes monetarios de una cuenta se denomina en la técnica contable cargo o débito.

La práctica de la contabilidad está basada en el principio de que toda operación mercantil puede ser analizada en elementos iguales de cargo y abono; en consecuencia, todas las explicaciones que se harán en el desarrollo de este curso descansan en este principio.

La contabilidad se ciñe a esta modalidad de las operaciones para vigilarlas paso a paso, en todos sus detalles, mediante este mecanismo contable que consiste en registrar en los libros simultáneamente lo que se recibe y lo que se entrega, ya se trate de dinero, mercancías, servicios, derechos u obligaciones. Además, la utilización del principio de la partida doble ofrece las siguientes ventajas:

1. Permite un control matemático de las anotaciones, porque siempre se da entrada y salida simultáneamente a los valores que se cambian.

2. La aplicación de este principio es sencillísima, aunque poco se razone, pues en toda operación mercantil necesariamente una persona o cosa recibe y otra persona o cosa recibe y otra persona o cosa, por oposición, entrega será acreedora.

Debe entenderse que el concepto de deudor en contabilidad va más allá de lo personal, así, por ejemplo, si vendemos un bien a crédito, quien nos compra se convierte efectivamente en deudor nuestro, pero en contabilidad esa palabra tiene un contenido mucho más amplio y significa, como antes se dijo, todo lo que se registra en la parte izquierda de una cuenta pudiendo tratarse de deudor propiamente dicho por una compra de mercancías o por un gasto. Igual consideración debemos hacer para lo que se registra en la parte derecha de la cuenta, donde puede figurar un acreedor al que debemos algo, un ingreso, o la indicación de un beneficio obtenido. En consecuencia,

a) El debe representa:

1. Un bien que ingresa.

2. Una deuda que se paga.

3. Un gasto, un costo o una pérdida.

4. Lo que nos quedan debiendo.

b) El haber por otra parte representa:

1. Un bien que sale de nuestro poder.

2. Una deuda que se cobra.

3. Un ingreso o una ganancia.

4. Lo que quedamos debiendo.

Luego vendrá la tarea de utilizar conveniente este razonamiento recordando que en cada una de las operaciones mercantiles que analizan se debe abonar simultáneamente el mismo importe, porque este es el requisito básico de la partida doble y el único que permite llevar cuenta ordenada del activo, pasivo, capital y las cuentas de ganancias o pérdidas.

No es una cuestión difícil si se tiene presente el siguiente cuestionario clásico y conocido, cada vez que se deba registrar una operación, luego de estudiada a fondo:

Para el debe: Para el haber:

¿Qué entra? ¿Qué sale?

¿Quién recibe? ¿Hay una ganancia?

¿Hay una pérdida? ¿A quién debemos?

¿Quién nos debe?

Por lo demás, si una operación afecta a dos cuentas de activo, tiene forzosamente que significa aumento en una y disminución en la otra. La recepción de dinero como pago de un cliente significa un aumento en una cuenta de activo, la del clientes la operación afecta a una cuenta de activo y a otra de pasivo, ambas cuentas tienen que aumentar o disminuir en igual suma.



CUENTA DE ACTIVO CUENTA DE PASIVO CUENTA CAPITAL

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

Aumento Disminución Disminución Aumento Disminución Aumento



La teoría de la partida doble, en lo que respecta a las cuentas nominales, se basa en la relación existente entre estas cuentas y el capital, puesto que ellas dan los detalles que explican el aumento o disminución habidos en el patrimonio como consecuencia de las operaciones constituyen variantes de la cuenta Capital, y se les llama también cuentas temporales de Capital, ya que solamente tienen vida durante el periodo contable para el cual han sido abiertas.

La Ecuación Contable.-


En toda empresa o institución existen una serie de bienes y derechos los cuales van a representar para el negocio su Activo, como por ejemplo: el mobiliario, el efectivo en cajas o bancos, los vehículos, la mercancía, la maquinaria, seguros, entre otros. Muchos de estos activos pueden ser adquiridos a crédito y otros aportados por el dueño, por lo que la empresa tendrá dos tipos de obligaciones: 1) con terceras personas y 2) con sus dueños.

Cuando se adquiere a crédito un activo, la empresa adquiere una responsabilidad, una obligación con una tercera persona, que ha recibido todas estas obligaciones que adquiere la empresa, es lo que vamos a conocer como Pasivo; y el Capital representa los derechos que tiene el (los) dueño (s) del negocio sobre los activos, una vez cancelados los pasivos.





Ejemplo:

Si todos los activos de una empresa son Bs.100.000.000,00 y debe a terceras personas Bs. 40.000.000,00 luego será del dueño la diferencia (Bs. 60.000.000,00).





Es decir, que matemáticamente se puede representar el esquema anterior (donde siempre se cumplirá que el total de Activo, será igual a la suma del Pasivo más el Capital) por la siguiente ecuación:


ACTIVO = PASIVO + CAPITAL


Esto es lo que nosotros vamos a conocer como la Ecuación del Patrimonio, la cual también se conoce como Ecuación Básica de la Contabilidad o Ecuación Básica del Balance General.




La Ecuación del Patrimonio tiene la característica de que independientemente de lo complejo y cuantioso del número de operaciones que realice una empresa, siempre se mantiene en equilibrio. Estas operaciones pueden modificar el activo, el pasivo o el capital, pero la igualdad y el equilibrio de la ecuación siempre se conserva.