Teleclase 2.-

TELECLASE 2
ADMINISTRACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es un organigrama, se preocupa de la distribución de cargos, y es un manual de procedimientos.
Complementación de la definición:
¿Cuál es la relación que existe los objetivos de una organización?
La organización está compuesta por:
1.- Los individuos; trabajadores.
2.- Unidad; Lugar que aglomera a los trabajadores de una cierta área.
3.- Conjunto de todo; la empresa.
Existen Objetivos individuales (los trabajadores), objetivos de la unidad (Grupo), objetivos generales de la empresa. Cuando los objetivos sean los mismos el trabajo y finalidad de la empresa van hacer beneficiosos.
En la medida que los objetivos individuales sean uno y se relacionen con todos los objetivos de la unidad en que trabajo, pero no con los objetivos de la empresa va haber un problema respecto a como la empresa va a funcionar.

DEFINICIÓN DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: “Es la forma en que se dividen coordinan y organizan, las diferentes actividades dentro de una organización”.
Adicionalmente podemos decir que es una consecuencia que depende de:
1.- Las habilidades del personal.
2.- El control del alto mando.
3.- El poder que la gerencia busca.
4.- La especialización de la empresa.
5.- Capacidades de adaptación al cambio.

“La estructura organizacional dependen de los objetivos de la organización”
A través del tiempo se han ido desarrollando diferentes estructuras organizacionales, una más básicas otras más avanzadas. La estructura depende de la necesidad que la empresa tenga, del porte de la empresa.
Existen 2 tipos de estructuras organizacionales más básicas: (el 90%de las organizaciones ocupan).
I.- Estructura Funcional: Es aquella que hace las diferencias y organiza a la gente en base a sus funciones. Por lo tanto está orientada a un área específica en que la gente solamente trabaja para una función determinada, como finanzas, marketing, recursos humanos y gerencia comercial. Como por ejemplo; un directorio es la cabeza general o el dueño, bajo el se encuentra el gerente general y luego las gerencias, cada una es una función la gerencia comercial, la de producción, exportación y finanzas. Estas dependen de la gerencia general que depende del directorio.
Ventajas:
• Refleja cuales son las funciones de cada uno.
• Poder y prestigio, cada gerencia tiene un alto mando.
• Especialización ocupacional.
• Alto control de la dirección.
Desventajas:
• Se hace énfasis en los objetivos generales de la empresa, por que de ello se preocupan los gerentes y la directiva. Cada gerente se preocupa de su propio objetivo por área y de los objetivos generales de la empresa.
• Existe una visión reducida, sólo por área.
• Lenta coordinación entre las funciones, por faltar una política general de cómo interactuar cada función.
• Lenta adaptación al cambio, en la medida que ocurre un cambio cada función debe adaptarse a ese cambio.
“Esta estructura está bien diseñada para empresas de mediano tamaño a chico”. Cada función es desarrollada por pocas personas lo que es más conveniente que en una empresa con muchas personas, por que así el control y la interacción es mucho más fácil.

II.- Estructura Divisional: “Es aquella que está dividida en entes propios”, es una mini empresa dentro de la gran empresa. Posee áreas claramente definidas y a que además son autónomas, no así en la estructura funcional que dependen de otras áreas, sino que cada división es autónoma en sus decisiones, como empresas definidas por distintos mercados, territorios, áreas geográficas, clientes y segmentos objetivo.
Está compuesta por una gran división inicial, como gerente general, directores, dueños de la empresa, luego gerente general y luego gerente de finanzas y otro de producción y luego las divisiones que dependen de una política general dictada al centro entre las gerencias de producción y finanzas. Las divisiones son un diferente mercado, un diferente país, territorio y cliente.
Ventajas:
• Se hace énfasis en las distintas divisiones.
• Mayor coordinación entre las áreas, por que la gerencia de producción y finanzas dictan políticas generales y se complementan.
• Se identifican los problemas de forma integral, si una división tiene un problema se lo comunica a las gerencias a su matriz, lo que genera una política adoptada por todas las divisiones. Existe una mejor solución a los problemas.
Desventajas:
• Se requiere más personal a nivel gerencial, lo que es más costoso para cada división, mini gerentes y mini encargados de la división. Necesita personas mas calificadas pero si tiene los recursos se puede.
• No existe un control acucioso de la alta dirección, no reporta a la alta dirección los problemas.
“Esta estructura es mejor para empresas grandes y transnacionales, como por ejemplo en distintas naciones, es mejor una división autónoma que una sucursal a la casa matriz, por que se adapta más a los cambios y a su vez es autónoma en sus propias decisiones”
ORGNIGRAMA: Son parte de la estructura organizacional, junto con la descripción de cargos, y manuales de procedimiento.
Elementos de un organigrama:
1.- La división del trabajo.
2.- Quien es mi jefe.
3.- Los niveles jerárquicos de una organización, como por ejemplo gerencia subgerencia y mandos medios.
4.- Cómo deben interactuar entre los diferentes trabajadores de una empresa.

DESCRIPCION DE CARGO: Es lo que está escrito respecto de un puesto laboral.
Elementos o contenidos:
1.- Objetivos del puesto.
2.- Responsabilidades del puesto.
3.- Cuáles son sus funciones.
4.- Nivel de decisión.
5.- Requisitos para el puesto, las facultades de la persona para el puesto.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Son aquellas reglas escritas que definen la relación entre los trabajadores y la empresa en las diferentes áreas.
CONCLUSION GENERAL DE LA ESRUCTURA ORGANIZACIONAL:
• “Su objetivo es organizar la empresa para facilitar el trabajo de las personas, para tener claro que es lo que tiene que hacer, a quien lo tiene que reportar y como lo tiene que hacer”.
• “Es la base para la correcta implementación de una estrategia.
Todo esto corresponde a una estructura organizacional “FORMAL”.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: ES aquella que los altos mandos no quieren que exista, “Es una red de contactos que se genera dentro de una empresa a través de la interacción social, entre los trabajadores”. Es una relación espontánea como consecuencia de la interacción, como rumores.
Como ocurre esta situación debemos usar esta información a nuestro favor para que sean comentarios positivos.

IMPORTANTE: Primero debemos definir la base de la empresa, esto es, los objetivos de la empresa. Segundo, definir la correcta estructura organizacional que sustenten los objetivos. Es importante que los objetivos vayan de la mano con la organización estructural, muchas veces las empresas no definen sus objetivos, grave error por que no sabremos que estructura aplicar. Si el objetivo cambia, la estructura también debe cambiar.
Ejemplo: objetivo de una empresa: crear una excelente servicio al cliente: ésta empresa debe tener un área de servicios al cliente.
FACTORES QUE INFLUYEN EN UNA EMPRESA: Esta compuesto por factores internos y externos, y cada uno por ciertos componentes.

FACTOR INTERNO: (ADMINISTRACION I)
1.- AMBIENTE INTERNO: Esta compuesto por decisiones procesos, estrategias, dentro de la organización pero dependen de nosotros mismos. Esto es la base de este curso.

FACTOR EXTERNO:
1.- AMBIENTE EXTERNO: “Es aquel que esta fuera de la organización, no lo podemos influenciar mayormente, sin embargo posee gran influencia en la empresa”. Nos influencia, nosotros no podemos influenciarlo, pero excepciones.
Tipos de ambientes externos:
1.- Ambiente económico.
2.- Ambiente tecnológico.
3.- Ambiente político, legal.
4.- Ambiente social.
5.- Ambiente ecológico.


DISTINTOS NIVELES DE AMBIENTES EN LA EMPRESA:
1.- PRIMER AMBIENTE: La empresa.
2.- SEGUNDO AMBIENTE: influencia directa a la empresa: accionistas, proveedores, clientes, competidores.
3.- TERCER AMBIENTE: Tecnológico, social, ecológico, económico, político-legal.

AMBIENTES EXTERNOS:
AMBIENTE ECONOMICO: “Esta compuesto por los elementos macroeconómicos que están inmersos en un país, región ciudad o continentes”. Influencias:
1.- Tipo de cambio: dólar. Este afecta mi empresa por que si este sube, sube el precio de los productos en caso de importación. Si exporto y el dólar sube, suben mis ganancias, por que recibo en el cambio de dólar a pesos chilenos más pesos. En caso de transacciones en moneda extranjera dependen del valor de la moneda de cambio. Es importante para tomar las decisiones como administrador.
2.- Inflación: Cuándo suben los precios en una canasta, de bienes y servicios más comunes que se consumen, hay inflación. Hay un mayor costo, mi utilidad es menor y debo subir mis precios y se genera mas inflación.
3.- Ciclos económicos: Como crisis económicos, cada tres o cuatro años aprox. Cuando hay bonanza hay que ahorrar para pasar las crisis.
4.- Desempleo: En la medida que aumenta hay más capacidad laboral y en la medida que disminuye hay menos gente.
5.- Calidad de la mano de obra: escoger bien a mano de obra disponible.

AMBIENTE TECNOLOGICO: “Es la suma de todos los conocimientos que se tienen hasta el minuto de un tema, proceso o producto específico”. Esto influye en:
1.- Nuevas formas de hacer las cosas, por competir mejor, lo que tiene un costo a evaluar.
2.- Costos de la tecnología.
3.- Acceso a la tecnología.

AMBIENTE POLITICO LEGAL: Tiene que ver con la política y el desarrollo de una nueva legislación.
1.- Nuevas leyes: tengo que estar al tanto por que puede afectar en forma negativa o positiva de la empresa, cumplirlas y tratar de beneficiarme de ellas.
2.- Regulaciones ambientales: si el gobierno señala que no se pueden tener fábrica cerca de bosques me influye.
3.- Gasto de gobierno o política fiscal: Es aquel elemento que hace que el gobierno diga si gasta o no mas dinero en el mercado y hay que tratar de captar esos dineros para que los gaste en mi empresa. Esto es la derivada económica de gobierno, cuando gasta más dinero influye en los precios y en la inflación.
4.- Políticas Tributarias e impositivas: Si el gobierno aumenta el impuesto a las empresas voy a tener menos utilidades, por lo que tengo que aprovechar las políticas a mi beneficio.
5.- Leyes laborales: Nuevas leyes a favor de los trabajadores, y siempre debo cumplirlas a cabalidad y que no influyan negativamente en mi empresa.

Ejemplo: nueva ley del tabaco, en cada cajetilla se debe poner una imagen relativo a lo negativo del tabaco y debe haber sectores fumadores y no fumadores en restaurantes. Esto es una influencia negativa para las tabaqueras.

AMBIENTE SOCIAL: “Esta compuesto por todos los ambientes culturales, sociales (relación entre las personas) y tradicionales (normas históricas no escritas)”. Es muy difícil que una empresa influya en nuestro ambiente social, pero a la larga sí logra influir. Las empresas no lo toman en cuenta. La mayoría de las empresas vienen del extranjero y deben tomar en cuenta el aspecto social del lugar donde se van a instalar.
Ejemplo: Transantiago, este proyecto señalaba en su imagen publicitaria que iba a cambiar la forma del recorrido del transporte público de Santiago. Este proyecto se hizo en base a otras culturas de otros países y pretendía cambiar la cultura de los chilenos, pero los chilenos no lograron acostumbrarse a este, por lo que la empresa tuvo que adaptarse a la cultura, incorporando nuevos recorridos más troncales y menos transbordos.
Ejemplo: Macdonald”s se ha ido adaptando a ala cultura chilena no sólo vende hamburguesas y comida chatarra, agregó palta, entre otras cosas.
En china vende también hamburguesas de pescado.
Ejemplo: Carne de pavo, en distintas variedades es un proceso ejemplificador en que la empresa cambió la cultura en un proceso que dura años.
Ejemplo: Nivel de consumismo, es importante para ver si la gente va a gastar dinero en la empresa.

6.- Nivel de educación: En al medida que haya gente más preparada más profesional, va a haber mayor poder adquisitivo. Hay que atrer ese poder adquisitivo hacia nuestros recursos.

AMBIENTE ECOLÓGICO: Esto ha sido incorporado con el tiempo en los tópicos de la administración. Tenemos que ver cómo la empresa va a afectar al ambiente externo ecológico, y se generan nuevas leyes para afectar lo menos posible al ambiente ecológico.
Ejemplo: la minería en el norte esta agotando el recurso hídrico, genera la escases de recursos y esto genera nuevas inversiones para obtenerlos, pero deja a la población sin agua, lo que es un problema.

CONCLUSIÓN: Es muy difícil para la empresa afectar el ambiente externo de una sociedad o país, sin embargo es al revés como ocurre, tenemos que generar las condiciones para que la empresa minimice los efectos negativos y maximice los efectos positivos.

ELEMENTO FINAL LA GLOBALIZACIÓN: La empresa tiene como ambiente externo la política chilena, las leyes chilenas, la sociedad chilena, pero existe un ambiente externo nuevo, el que es el elemento de la GLOBALIZACIÓN, que hace que influyan más elementos externos que están en una cuarta o quinta dimensión o nivel. Por ejemplo las políticas de Sudamérica me afectan como empresa, también si EEUU toma una medida económica que afecta el dólar, va a afectar la economía en chile. Todo esto afecta el ambiente de mi empresa. Por lo tanto el ambiente externo de una empresa no es sólo el país sino que es todo el mundo con la globalización.